Nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée ! Au sein de Manpower Belgium SA, les données à caractère personnel que nous collectons auprès de tous les employés sont donc utilisées dans le respect de la sécurité et de la confidentialité. Le présent document ‘Règles relatives à la protection de la vie privée’ décrit quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et à quelles fins. Enfin, nous souhaitons vous informer au sujet des mesures de sécurité que nous prenons afin de protéger vos données à caractère personnel.
1. Qu’entend-on par données à caractère personnel ?
Le Règlement général sur la protection des données définit la notion de donnée à caractère personnel comme suit :
« toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale »
Lorsque le présent document parle de données à caractère personnel, il se réfère à cette définition du Règlement.
Nous traitons uniquement des catégories particulières de données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour remplir nos obligations légales. Par traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, on entend :
Le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
2. Quelles sont les données à caractère personnel qui sont traitées ?
Nous collectons et traitons différentes données à caractère personnel concernant nos employés. Il s’agit des données suivantes :
− Des informations générales pour l’organisation du travail: Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, sexe, date de naissance, nationalité, numéro national, état civil, lieu de naissance, carte d’identité/passeport/permis de conduire, documents de séjour, diplômes et certificats, compétences linguistiques, anciens employeurs, Résultats des tests, compétences techniques, adresse, photo, Formulaires d’évaluation;
− Curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises au cours de l’entretien de recrutement, formulaires d’évaluation, assessments;
− Des informations utiles pour le paiement de la rémunération : numéro national, adresse, ancienneté, état civil, numéro de compte bancaire, composition de votre ménage, date de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail, personnes à charge fiscalement, nom et prénom du partenaire et des enfants, absences (maladie, accident, vacances) ; horaire de travail ; information relative à la grossesse;
− Votre salaire (et tous les avantages faisant partie du salaire au sens large) et vos fiches de salaire ;
− Le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence ;
− Catégories particulières de données à caractère personnel: extrait de casier judiciaire, si cela est nécessaire pour remplir nos obligations légales (pour certaines fonctions) ;
3. A quelle fin ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique du traitement ?
Les données à caractère personnel mentionnées ci-dessous sont utilisés aux fins et sur les bases juridiques suivantes :
• Les informations générales sont utilisés pour l’organisation du travail au sein de l’entreprise. Plus en particulier, ces données sont utilisées pour :
o La correspondance interne par mail et/ou courrier ;
o La formation interne et externe du personnel ;
o L’organisation interne, c’est-à-dire le planning, le suivi d’un projet ou dossier particulier, etc. ;
o Les contrôles de santé par un médecin de travail, le cas échéant ;
o Vérifier si vous pouvez légalement (continuer à) travailler pour notre entreprise ;
o Les obligations vis-à-vis des autorités dans le cadre du contrat de travail ;
o En cas d’un litige et/ou avis légal concernant une dispute.
o Des enquêtes internes, enquêtes d’employés, analyse de performance et management (ex : MAPS, …)
o Succession planning et talent review;
Ces informations sont collectées sur base de l’exécution du contrat et dans le cadre de notre intérêt légitime.
• Les nom et prénom de votre partenaire et des enfants sont nécessaires au cas où vous souhaitez affilier votre partenaire et vos enfants à l’assurance hospitalisation qui est proposée, la base juridique étant l’exécution d’un contrat.
• Les informations utiles pour le paiement de la rémunération sont collectées à des fins d’administration des salaires, la base juridique étant l’exécution d’un contrat.
• Le nom d’une personne de contact est collecté de manière à ce que nous puissions contacter un membre de la famille ou un proche en cas d’urgence, la base juridique étant la nécessité de protéger les intérêts vitaux de l’employé.
• Vos curriculum vitae et lettre de motivation, ainsi que les notes prises au cours de l’entretien de recrutement, sont traités aux fins d’assurer le suivi du trajet de recrutement ou de replacement, la base juridique étant notre intérêt légitime.
• Les photos et vidéos sont collectées et traitées afin de pouvoir les utiliser pour la communication interne la base juridique étant notre intérêt légitime.
• Les données de l’extrait de casier judiciaires seront traitées seulement si cela est nécessaire pour remplir nos obligations (pour certaines fonctions) et ce sur base d’une obligation légale.
• Votre nom et prénom peut être, si d’application, mentionné vis-à-vis du client dans le cadre de la facturation de vos prestations et/ou exécution d’une mission chez le client. Ces informations sont collectées sur base de l’exécution d’un contrat.
4. Durée du traitement
Nous conservons et traitons les données à caractère personnel pour une durée qui est nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation contractuelle qui existe entre nous.
Vos données à caractère personnel sont en tout état de cause conservées conformément à la législation applicable en la matière et aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données à caractère personnel plus longtemps, par exemple en vue de nous défendre contre une action en justice.
5. Quels sont vos droits en tant qu’employé?
a) Droit d’accès et de regard
Vous avez le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de vos données à caractère personnel, et de l’usage que nous en faisons.
b) Droit de rectification, d’effacement et de limitation
Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel. D’autre part, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier, compléter ou effacer vos données à caractère personnel.
Si vous souhaitez rectifier vos données à caractère personnel, vous pouvez faire les modifications vous-même online sur Eblox Myworkandme ou vous pouvez remplir ce formulaire.
Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du contrat (administration des salaires, ect.) et des données que nous sommes tenus de conserver et de traiter en vertu de la loi.
Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
c) Droit d’opposition
Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.
d) Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel que vous nous avez transmises et que nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à d’autre responsables du traitement.
e) Droit de retrait du consentement
Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.
f) Décisions automatisées et profilage
Le traitement de vos données à caractère personnel n’implique pas de profilage, et nous ne vous soumettrons pas à des décisions basées sur un traitement automatisé.
Au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons par écrit de la suite que nous avons donnée à votre demande. Selon la complexité de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire. Dans certains cas (p.ex. obligations légales, droits d’autres personnes, délais de prescription, …), vous ne pourrez pas exercer vos droits, en tout ou en partie. Vous en serez alors informé ainsi que des raisons pour lesquelles nous ne pouvons satisfaire pleinement à votre demande.
h) Réclamations
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité Belge de contrôle :
L’Autorité de protection des données, 35, Rue de la Presse, 1000, Bruxelles.
6. Transfert à des tiers
Certaines de vos données personnelles que nous traitons sont transférées à des tiers. Nous faisons cela quand cela est nécessaire pour votre contrat de travail, aux fins de la réalisation des objectifs énoncés au point 3, dans le cadre d’une obligation juridique ou l’application d’un intérêt légitime (de la main d’oeuvre ou d’un tiers Parti).
Il s’agit des transferts suivants :
A. La société holding de Manpower ou des autres sociétés au sein du ManpowerGroup, entre autre:
• L’information du management;
• vérifications internes (audits) ;
• les prestations de services internes ;
• le dépistage des personnes dans le cadre de la législation européenne sur les sanctions financières (financement du terrorisme) ;
• les enquêtes (MAPS etc, envoi de données anonymisées)
• Les services internes (tâches administratives relatives à votre emploi, services informatiques etc..) ;
• L’offre des activités de soutien dans le cadre de votre remploi et recherche pour le développement du travail/professionnel (ateliers, formations, etc.) ;
B. Les donneurs d’ordre ou les clients de Manpower ou ses clients, ses employés ou ses agents, notamment en vue de :
• Échanger toutes les informations liées à l’exécution d’un contrat avec Manpower;
• Les audits chez les donneurs d’ordre ou les clients ;
• Facturation en cas de mission de consultance ;
C. Les fournisseurs de Manpower, notamment en vue:
• De prester des services ou d’effectuer des tâches et des commandes au nom et pour le compte de Manpower (p. ex. fournisseurs informatiques, cloud-providers, bureaux d’étude, sécurisation d’accès, introduction des dossiers de subvention, etc.) ;
• Vous procurer des avantages en tant qu’employés (assurances, sociétés de leasing, entreprises de télécommunications pour votre abonnement téléphone, entreprises de parking, entreprises chargées de l’octroi des chèques-repas et éco-chèques, entreprise pour les cadeaux d’anniversaire, …)
• d’organiser des formations (entreprises de formation externe) ;
• d’organiser des events (entreprises organisant des events pour notre entreprise auxquels vous participez) ;
D. Les réviseurs d’entreprise, bureaux d’audit et de certification d’agences, notamment pour :
• L’audit des comptes annuels;
• Acquérir et conserver certains certificats ;
• Audit des dossiers de subvention (p. ex. Fonds Social européen) ;
E. Le cabinet d’audit ou bureau de recherche de Federgon (Fédération professionnelle des fournisseurs de services RH), notamment en vue de :
• L’obtention et la conservation du label de certification de Federgon ;
• La recherche scientifique ;
• Les enquêtes de satisfaction ;
• fins statistiques ;
F. Diverses institutions gouvernementales, y compris :
• Les services d’inspection régionaux et fédéraux et des organismes d’agrément ;
• Les autorités fiscales ;
G. A tous les autres tiers auxquels nous sommes tenus de le faire par la Loi, ordonnance ou jugement.
Les tiers précités traitent, pour le compte de notre organisation, des données à caractère personnel pour effectuer une tâche bien déterminée. Nous concluons avec toutes ces organisations susmentionnées des contrats de sous-traitance, sauf dans le cas où ces entreprises sont elles-mêmes des responsables du traitement, et mettons tout en oeuvre pour qu’elles puissent assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.
Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, louées, distribuées ou encore mises à disposition de tiers à des fins commerciales, sauf comme décrit ci-dessus ou sauf avec votre consentement préalable.
Vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de la Belgique. Manpower a pris les mesures nécessaires pour s’assurer que toutes les données personnelles soient suffisamment protégées. En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays hors de l’espace économique européen qui, selon l’UE, n’a pas de protection adéquate des données, Manpower assure une protection adéquate des données au moyen des dispositions contractuelles adéquates, y compris les clauses types EU pour les contrats.
Dans de rares cas, il peut arriver que nous soyons dans l’obligation de divulguer vos données à caractère personnel à la suite d’une ordonnance judiciaire ou pour satisfaire à une législation ou réglementation contraignante.
7. Sécurité et confidentialité
Nous avons mis en place des mesures de sécurité qui sont adaptées sur le plan technique et organisationnel pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès de personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers des données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
1. Mesures techniques
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- Usage d’antivirus et pare-feu
- Mots de passe régulièrement modifiés
- Pas de disques durs non sécurisés
- E-mails chiffrés
- Sécurisation de l’accès aux données
- Cryptage des données
- Pas de back-up non sécurisés
- Travailler sur des disques durs sécurisés
- Utilisation de plate-forme sécurisées
2. Mesures organisationnelles
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- Accès à certaines personnes bien déterminées
- Procédure à suivre en cas d’incident
- Instructions à l’intention des employés et collaborateurs
- Formation pour les employés et collaborateurs
- Clauses de confidentialité
8. Qui contacter en cas de questions ?
Manpower Belgium SA, ayant son siège social à 110 à Avenue des Communautés, 1200 Woluwe-Saint-Lambert et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0412695309, est le Responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
Manpower déclare, en tant que Responsable du traitement de vos données à caractère personnel, respecter la législation Belge sur la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données à compter de son entrée en vigueur.
Le délégué à la protection des données est joignable via [email protected]
9. Modifications
Manpower peut, pour des raisons diverses, apporter des améliorations, ajouts ou modifications à cette déclaration de confidentialité. Vous pouvez consulter à tout moment la version la plus récente sur le site Web de Manpower.
Cette version a été établie en 12/2023.