Règles relatives à la protection de la vie privée des intérimaires et candidats-intérimaires de Manpower Belgium SA

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Nous attachons une grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel ! Au sein de notre organisation Manpower Belgium SA, les données à caractère personnel que nous collectons auprès de tous les travailleurs sont donc utilisées dans le respect de la sécurité et de la confidentialité. Le présent document ‘Règles relatives à la protection de la vie privée’ décrit quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et à quelle fin. Enfin, nous vous informons au sujet des mesures de sécurité que nous prenons afin de protéger vos données à caractère personnel.

  1. Qui contacter en cas de questions ?

Manpower Belgium SA, ayant son siège social à 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Avenue des Communautés 110 et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0412.695.309, est le Responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Manpower Belgium SA  déclare, en tant que Responsable du traitement, respecter la législation belge sur la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données à compter de son entrée en vigueur.

En cas de plaintes vous pouvez contactez directement notre délégué à la protection des données (DPO).

Nom  : Aurélie Van Ravestyn

Adresse e-mail : dpo@manpower.be

Adresse postale :
Manpower Belgium
À l’attention du DPO
Avenue des Communautés 110
1200 Woluwe-Saint-Lambert

  1. Qu’entend-on par données à caractère personnel?

Le Règlement général sur la protection des données définit la notion de donnée à caractère personnel comme suit :

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Lorsque le présent document parle de données à caractère personnel, il se réfère à cette définition du Règlement.

Nous traitons uniquement des catégories particulières de données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour remplir nos obligations légales. Par traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, on entend :

Le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

  1. Quelles sont les données à caractère personnel qui sont traitées ?

Nous collectons et traitons différentes données à caractère personnel concernant nos travailleurs intérimaires.

Il s’agit des données suivantes :

  • Vos données d’identité: Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, numéro national, carte d’identité / passeport / permis de séjour / permis de travail ;
  • Curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises au cours de l’entretien de recrutement, résultats des tests et permis de conduire, diplômes et autres certificats ;
  • Photos et vidéos ;
  • Des informations utiles pour le paiement de la rémunération : votre numéro national, votre adresse, votre ancienneté, votre état civil, votre numéro de compte bancaire, la composition de votre ménage et nombre d’enfants à charge, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ;
  • Votre salaire et vos fiches de salaire ;
  • Documents reçu du service externe de prévention et de protection ou du médecin de travail ou concernant votre aptitude au travail;
  • Le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence ;
  • Formulaires d’évaluation ;
  • Les données sur vos disponibilités et congés;
  • Autres donnés qui sont (peuvent être) d’intérêt dans le cadre de l’évaluation de l’aptitude du candidat, par exemple, les références, les informations que vous fournissez dans votre CV, les informations que vous fournissez au sujet de votre intérêt pour le travail, formation, compétences… ;
  • Catégories particulières de données à caractère personnel:
    • Extrait de casier judiciaire, si cela est nécessaire pour remplir nos obligations légales (pour certaines fonctions) ;
    • Documents de preuve des statuts spécifiques (étudiants, flexi-job, extra horeca, travailleurs occasionnels,…)
  1. A quelle fin ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique du traitement ?

Les informations utiles pour le paiement de la rémunération sont collectées à des fins d’administration des salaires, la base juridique étant l’exécution d’un contrat.

Les autres données qui sont (peuvent être) d’intérêt dans le cadre de l’évaluation de l’aptitude du candidat, par exemple, les prises de références, sont recueillies avec votre consentement préalable comme base juridique.

Le nom d’une personne de contact est collecté de manière à ce que nous puissions contacter un membre de la famille ou un proche en cas d’urgence, la base juridique étant la nécessité de protéger les intérêts vitaux du travailleur.

Vos curriculum vitae et lettre de motivation, les notes prises au cours du premier entretien, ainsi que les formulaires d’évaluation, sont collectés afin d’assurer le suivi du trajet de recrutement et la mise à disposition comme travailleur intérimaire ou travailleur fixe auprès de notre client, la base juridique étant notre intérêt légitime. Le but du traitement de ces données est de trouver des nouvelles opportunités d’emploi pour vous et de donner des formations.

Les photos et vidéos sont collectées et traitées afin de pouvoir les utiliser pour la communication interne la base juridique étant votre consentement préalable.

Les données de l’extrait de casier judiciaires seront traitées seulement si cela est nécessaire pour remplir nos obligations (pour certaines fonctions) et ce sur base d’une obligation judiciaire.

Les informations relatives à votre état civil et au nombre d’enfants à charge sont nécessaires pour les calculs à des fins fiscales et sociales.

  1. Durée du traitement

Les données à caractère personnel des candidats-intérimaires sont conservées jusqu’à 2 ans après la clôture de votre dossier personnel.

Votre dossier personnel sera clôturé en fonction de :

  • Le finalisation des sollicitations en cours ;
  • Les moments de contact avec Manpower duquel ressortent que vous êtes toujours à la recherche de travail.

Après expiration du délai de 2 ans après la clôture de votre dossier personnel, nous vous recontacterons pour vous demander si vous souhaitez rester dans notre base de données en vue d’être contacté(e) à propos de fonctions disponibles, et si oui de  donner votre consentement à cet effet.

Les données à caractère personnel des intérimaires qui ont effectivement travaillé chez nous sont conservées pendant 5 ans après la conclusion du dernier contrat. Après expiration de ce délai de 5 ans, nous vous recontacterons pour vous demander si vous souhaitez rester dans notre base de données en vue d’être contacté(e) pour pourvoir certaines fonctions, et si oui de donner votre consentement à cet effet.

Vos données à caractère personnel sont en tout état de cause conservées conformément à la législation applicable en la matière et aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données à caractère personnel plus longtemps, par exemple en vue de nous défendre contre une action en justice.

  1. Quels sont vos droits en tant que travailleur intérimaire ?
  • Droit d’accès et de regard

Vous avez le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de vos données à caractère personnel, et de l’usage que nous en faisons conformément aux dispositions qui sont d’application dans le secteur.

  • Droit de rectification, d’effacement et de limitation

Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel. D’autre part, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier, compléter ou effacer vos données à caractère personnel.

Par le biais de votre propre compte (My Manpower) vous avez accès à une grande partie des données personnelles enregistrées à votre sujet. Vous pouvez à tout moment modifier un certain nombre de données telles que la mise à jour de votre CV. Si souhaitez modifier ou supprimer les données que vous ne pouvez pas modifier vous-même, vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse privacy@manpower.be.

Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’administration des salaires et des données que nous sommes tenus de conserver et de traiter en vertu de la loi.

Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

Attention: Si vous demandez à supprimer vos données personnelles en tant que candidat ou de ne pas être contacté directement par Manpower Belgique, ceci implique que vous ne pourriez plus bénéficier des services fournis par Manpower Belgium NV dans votre recherche d’emploi.

  • Droit d’opposition

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.

  • Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel que vous nous avez transmises et que nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à d’autres responsables du traitement, et ce conformément aux dispositions qui sont d’application dans le secteur.

  • Droit de retrait du consentement

Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.

  • Décisions automatisées et profilage

Le traitement de vos données à caractère personnel n’implique pas un profilage, et nous ne vous soumettrons pas à des décisions basées sur un traitement automatisé.

Dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer à cette prise de décision basée sur un traitement automatisé.

  • Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant un e-mail à l’adresse privacy@manpower.be.

  • Réclamations

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité belge de contrôle : Commission de la protection de la vie privée.

  1. Transfert à des tiers

Certaines de vos données personnelles que nous traitons sont transférées à des tiers. Nous faisons cela quand cela est nécessaire pour la mise en œuvre de votre médiation ou d’un emploi, aux fins de la réalisation des objectifs énoncés au point 4,  dans le cadre d’une obligation juridique ou l’application d’un intérêt légitime (de la main d’œuvre ou d’un tiers Parti).

Il s’agit des transferts suivants :

A. Autres sociétés du ManpowerGroup en Belgique (Futurskill, Experis Belgium SA, ManpowerGroup Solutions Belgium SA, Manpower Personal Services Belgium SA), entre autre pour:

  • L’offre des activités de soutien dans le cadre de votre recherche pour le développement du travail/professionnel (ateliers, emplois, etc.) ;
  • Les services internes (tâches administratives relatives à votre médiation dans le cadre de votre recherche d’emploi, services informatiques etc..) ;
  • Les promotions et campagne de marketing (pour autant que vous ayez donné votre consentement) ;

B. La société holding de Manpower ou des autres sociétés au sein du ManpowerGroup, entre autre:

  • L’information du management;
  • vérifications internes (audits) ;
  • les prestations de services internes ;
  • le dépistage des personnes dans le cadre de la législation européenne sur les sanctions financières (financement du terrorisme) ;

C. Les donneurs d’ordre ou les clients de Manpower, ou ses clients, ses employés ou ses agents, notamment en vue de :

  • La sélection de candidats qualifiés pour pourvoir un siège vacant comme travailleur temporaire, aide-ménagère ou collaborateur régulier ;
  • La présentation proactive de votre profil et votre cv ;
  • L’intégration de vos données dans les systèmes de gestion du personnel des clients (travail temporaire) ;
  • Échanger toutes les informations liées à vos performances en tant que travailleur temporaire ou aide-ménagère à domicile ;
  • La facturation du service
  • Les audits chez les donneurs d’ordre ou les clients ;

D. Les fournisseurs de Manpower, notamment en vue:

  • De prester des services ou d’effectuer des tâches et des commandes au nom et pour le compte de Manpower (p. ex. fournisseurs informatiques, cloud-providers, secrétariat social, bureaux d’étude, sécurisation d’accès, introduction des dossiers de subvention, etc.) ;
  • La livraison de services à Manpower dans le cadre de la mise à l’emploi (p. ex. services externes de prévention médicale, fournisseurs de chèques-repas, éco chèques et compagnies d’assurance, etc.) ;

E. Les réviseurs d’entreprise, bureaux d’audit et de certification d’agences, notamment pour :

  • L’audit des comptes annuels;
  • Acquérir et conserver certains certificats ;
  • Audit des dossiers de subvention (p. ex. Fonds Social européen) ;

F. Le cabinet d’audit ou bureau de recherche de Federgon (Fédération professionnelle des fournisseurs de services RH), notamment en vue de :

  • L’obtention et la conservation du label de qualité de Federgon ;
  • La recherche scientifique ;
  • Les enquêtes de satisfaction ;
  • fins statistiques ;

G. Diverses institutions gouvernementales, y compris :

  • Les organismes de sécurité sociale ;
  • Les services d’inspection régionaux et fédéraux et des organismes d’agrément ;
  • Fonds sectoriels pour la sécurité d’existence (p. ex. prime de fin d’année des intérimaires) ;
  • Les autorités fiscales ;

H. A tous les autres tiers auxquels nous sommes tenus de le faire par la Loi, ordonnance ou jugement.

Certains tiers traitent, pour le compte de notre organisation, des données à caractère personnel pour effectuer une tâche bien déterminée. Nous concluons avec toutes ces organisations, qui opèrent en qualité de sous-traitants, des contrats de sous-traitance et mettons tout en œuvre pour qu’elles puissent assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, louées, distribuées ou encore mises à disposition de tiers à des fins commerciales, sauf comme décrit ci-dessus ou sauf avec votre consentement préalable.

Vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de la Belgique. Manpower Belgium SA a pris les mesures nécessaires pour s’assurer que toutes les données personnelles sont suffisamment protégées. En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays hors de l’espace économique européen qui, selon l’UE, n’a pas de protection adéquate des données, Manpower Belgique SA assure une protection adéquate des données au moyen des dispositions contractuelles adéquates, y compris les clauses types EU pour les contrats.

  1. Sécurité et confidentialité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité qui sont adaptées sur le plan technique et organisationnel pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès de personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers des données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

  1. Mesures techniques
    • Usage d’antivirus, pare-feu, …
    • Mots de passe régulièrement modifiés
    • Pas de disques durs non sécurisés
    • E-mails chiffrés
    • Sécurisation de l’accès aux données
    • Cryptage des données
    • Pas de back-up non sécurisés
    • Travailler sur des disques durs sécurisés
  1. Mesures organisationnelles
    • Certaines personnes bien déterminées ont accès
    • Procédure à suivre en cas d’incident
    • Instructions à l’intention des travailleurs et collaborateurs
    • Formation pour les travailleurs et collaborateurs
    • Clauses de confidentialité
    • Incident & data breach management
  1. Modifications

Manpower peut, pour des raisons diverses, apporter des améliorations, ajouts ou modifications à cette déclaration de confidentialité. Vous pouvez consulter à tout moment la version la plus récente  sur le site Web de Manpower.

Cette version a été établie en mai 2018.