Nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée ! Au sein de Elan IT Resource Sarl, les données à caractère personnel que nous collectons auprès de tous les candidats sont donc utilisées dans le respect de la sécurité et de la confidentialité. Le présent document ‘Règles relatives à la protection de la vie privée’ décrit quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et à quelle fin. Enfin, nous vous informons au sujet des mesures de sécurité que nous prenons afin de protéger vos données à caractère personnel.
- Qui contacter en cas de questions ?
Elan IT Resource Sarl, ayant son siège social au H2O Building – Bâtiment A, 33 rue de Gasperich, L-5826 Hesperange, et inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés sous le numéro B136838, est le Responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
Elan IT Resource déclare, en tant que Responsable du traitement, respecter la législation Luxembourgeoise sur la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données à compter de son entrée en vigueur.
En cas de questions, vous pouvez nous contacter :
- Par mail : [email protected]
- Par poste :
Elan IT Luxembourg
H2O Building – Bâtiment A
33 rue de Gasperich
L-5826 Hesperange
LUXEMBOURG
Nous vous informons également que notre délégué à la protection des données est joignable via, Avenue des Communautés 110, 1200 Bruxelles, [email protected].
- Qu’entend-on par données à caractère personnel ?
Le Règlement général sur la protection des données définit la notion de donnée à caractère personnel comme suit :
« toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale »
Lorsque le présent document parle de données à caractère personnel, il se réfère à cette définition du Règlement.
Elan IT Resource ne traite pas des catégories particulières de données à caractère personnel. Par traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, on entend :
« le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique »
- Quelles sont les données à caractère personnel qui sont traitées ?
Nous collectons et traitons différentes données à caractère personnel concernant nos candidats. Il s’agit des données suivantes :
- Des informations générales pour l’organisation du travail intérimaire et/ou le placement d’un candidat: Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, sexe, nationalité, numéro national, état civil, lieu de naissance, carte d’identité/passeport/permis de séjour/Permis de travail, permis de conduire, prise de référence, documents de séjour, diplômes et certificats, compétences linguistiques, anciens employeurs, Résultats des tests, compétences techniques, adresse, photo, Formulaires d’évaluation; Curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises au cours de l’entretien de recrutement ;
- Des informations utiles pour le paiement de la rémunération et/ou pour informer le client en cas de placement permanent: numéro national, adresse, ancienneté, état civil, numéro de compte bancaire, composition de votre ménage, date de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail ;
- Documents reçu du Service de Santé au Travail Multisectoriel (STM) or Service de Santé au travail de l’industrie (STI) concernant votre aptitude de travail;
- Votre salaire et vos fiches de salaire ;
- Une copie de votre casier judiciaire, le cas échéant ;
- A quelle fin ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique du traitement ?
Les données à caractère personnel mentionnées ci-dessous sont utilisées pour les fins et sur les bases juridiques suivantes :
- Les informations générales (et le cas échéant les détails de votre salaire) sont utilisés pour proposer votre profil aux clients/clients potentiels de notre entreprise pour des offres d’emploi et d’emploi temporaires à durée déterminée ou permanentes auprès du client, y-compris :
- la correspondance par mail et/ou courrier interne et/ou avec les clients ; o Le screening de votre profil au préalable;
- Les contrôles de santé par un médecin de travail, le cas échéant ; o La vérification si vous pouvez légalement (continuer à) travailler pour notre entreprise en tant que intérimaire et/ou pour le client;
- aux fins d’assurer le suivi du trajet de recrutement
Ces informations sont collectées sur base de votre consentement.
- Les informations générales sont utilisés afin d’organiser des formations additionnelles. Ces informations sont collectées sur base de votre consentement.
- Les informations utiles pour le paiement de la rémunération sont collectées à des fins d’administration des salaires, la base juridique étant l’exécution d’un contrat.
- En cas d’un litige et/ou avis légal concernant une dispute, Elan IT pourrait utiliser les informations générales dans ce cadre. La base juridique étant notre intérêt légitime.
- Les documents reçus du Service de Santé au Travail Multisectoriel (STM) or Service de Santé au travail de l’industrie (STI) seront utilisés afin de vérifier votre aptitude pour effectuer votre travail, la base juridique étant la nécessité de protéger les intérêts vitaux du candidat.
- Votre nom et prénom peut être mentionné vis-à-vis du client dans le cadre de la facturation de vos prestations et/ou placement auprès du client. Ces informations sont collectées sur base de l’exécution d’un contrat.
- Une copie de votre casier judiciaire peut être utilisée, si le client le nous demande et sous condition qu’il existe une base légale (par exemple dans le cadre d’un NATO clearance). Dans ce cadre votre consentement explicite sera demandé.
- Durée du traitement
Les données à caractère personnel des intérimaires qui ont effectivement travaillé pour Elan IT sont conservées pendant 2 ans suivant la clôture de votre dossier personnel.
Votre dossier personnel sera clôturé en fonction :
- De la finalisation des sollicitations en cours ;
- Des moments de contact avec Elan IT montrant que vous êtes encore à la recherche de travail.
Après expiration de ce délai de 2 ans, nous vous recontacterons pour vous demander si vous souhaitez rester dans notre base de données en vue d’être contacté(e) pour pourvoir certaines fonctions, et si oui de donner votre consentement à cet effet.
Au cas où une copie du casier judiciaire est demandée, ce document sera conservé au maximum durant 1 mois suivant la conclusion du contrat de travail temporaire. Si un candidat n’a pas été retenu, sans conclusion de contrat de travail, le casier judiciaire sera détruit immédiatement.
Nonobstant ce qui précède, vos données à caractère personnel sont en tout cas conservées conformément à la législation applicable en la matière et aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données à caractère personnel plus longtemps.
- Quels sont vos droits en tant que candidat ?
- Droit d’accès et de regard
Vous avez le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de vos données à caractère personnel, et de l’usage que nous en faisons.
- Droit de rectification, d’effacement et de limitation
Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel. D’autre part, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier, compléter ou effacer vos données à caractère personnel.
Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du contrat (administration des salaires, et.) et des données que nous sommes tenus de conserver et de traiter en vertu de la loi.
Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. d) Droit d’opposition
Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.
- Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à d’autre responsables du traitement.
- Droit de retrait du consentement
Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.
- Décisions automatisées et profilage
Le traitement de vos données à caractère personnel n’implique pas de profilage, et nous ne vous soumettrons pas à des décisions basées sur un traitement automatisé.
- Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec notre service chargé de la protection des données à caractère personnels comme suite :
- Par ce formulaire
- Par poste :
Elan IT Luxembourg
H2O Building – Bâtiment A
33 rue de Gasperich
L-5826 Hesperange
LUXEMBOURG
- Réclamations
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité luxembourgeoise de contrôle: Commission nationale pour la protection des données (CNPD). Les coordonnées peuvent être trouvées sur le site web officiel de la CNPD (https://cnpd.public.lu/fr.html).
Ce droit peut être exercé sans préjudice d’un recours devant un tribunal civil.
Au cas où vous subissez un dommage du fait du traitement de vos données personnelles, vous pouvez intenter une action en dommages et intérêts.
- Transfert à des tiers
Certaines de vos données personnelles que nous traitons sont transférées à des tiers. Un tel transfert sera effectué si nécessaire pour la réalisation des objectifs mentionnés au point 4, l’accomplissement d’un acte juridique ou la représentation d’un intérêt légitime (de Elan IT ou d’un tiers).
Dans ce cadre, les transferts aux tiers suivants sont possibles :
A. Autres sociétés du groupe Manpower au Luxembourg (Manpower Business Solutions SA, Manpower Luxembourg SA) ou en Belgique (Experis Belgium SA, ManpowerGroup Solutions SA, Manpower Belgium SA, Manpower Personal Services SA), entre autres pour:
- offre d’activités de soutien dans le cadre de votre recherche de travail / développement professionnel (ateliers, offre d’emploi, …);
- services internes (tâches administratives concernant la médiation et l’emploi, services informatiques, …);
- promotions et actions marketing (dans la mesure où vous avez donné votre accord pour cela);
B. La société holding de Elan IT, ou d’autres sociétés au sein de ManpowerGroup, entre autres pour:
- informations de gestion;
- des audits internes;
- les services internes;
- le dépistage des personnes dans le cadre de la législation européenne sur les sanctions financières (financement du terrorisme);
C. Clients ou clients potentiels de Elan IT, ou leurs clients, personnes nommées ou mandataires, entre autres:
- sélection de candidats appropriés pour les postes vacants en tant que travailleur temporaire et/ou personnel permanent;
- offre proactive de votre profil et de votre CV;
- intégration de vos données dans les systèmes de gestion du personnel des clients (pour le travail intérimaire);
- échange de toutes les données relatives à votre performance en tant qu’employé temporaire;
- facturation du service
- des audits chez des clients ou des clients;
D. Fournisseurs de Elan IT, entre autres:
- Dans le cadre de fournir des services à Elan IT concernant l’emploi, par exemple:
- entreprises de formation externe afin d’organiser des formations ;
- entreprises d’assurances ;
- entreprises chargées de l’octroi des titres-repas;
- cabinets d’avocats dans le cadre d’un litige et/ou avis légal
- Dans le cadre de la prestation de services ou l’exécution de tâches et d’affectations au nom et pour le compte de Elan IT (fournisseurs de services informatiques, fournisseurs de cloud, bureaux d’études, sécurité d’accès, dossiers de subvention, etc.);
E. Nos auditeurs d’entreprise, nos bureaux d’audit et de certification, entre autres:
- audit de nos comptes annuels;
- obtenir et conserver certains certificats;
- audit des dossiers de subvention.
F. Cabinet d’audit ou bureau de recherche (par exemple de notre fédération FEDIL), pour:
- obtention et maintien du label de qualité (par exemple Ecovadis); o recherche scientifique; o enquêtes de satisfaction;
- des fins statistiques;
G. Diverses autorités publiques, notamment:
- les services d’inspection et les organismes d’accréditation; o les autorités de sécurité sociale;
- les autorités fiscales; o la Caisse Nationale de Santé
- le Service de Santé au Travail Multisectoriel (STM) ou Service de Santé au travail de l’industrie (STI) ;
- Association d’accidents de travail
H. Tous les autres tiers auxquels nous sommes obligés de le faire par une loi, une ordonnance judiciaire ou un jugement.
Les tiers précités traitent, pour le compte de notre organisation, des données à caractère personnel pour effectuer une tâche bien déterminée. Nous concluons avec toutes ces organisations susmentionnées des contrats de sous-traitance, sauf dans le cas où ces entreprises seront euxmêmes des responsables du traitement, et mettons tout en œuvre pour qu’elles puissent assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.
Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, louées, distribuées ou encore mises à disposition de tiers à des fins commerciales, sauf comme décrit ci-dessus ou sauf avec votre consentement préalable.
Dans de rares cas, il peut arriver que nous soyons dans l’obligation de divulguer vos données à caractère personnel à la suite d’une ordonnance judiciaire ou pour satisfaire à une législation ou réglementation contraignante.
Vos données personnelles peuvent être transférées en dehors du Luxembourg. Elan IT a pris les mesures nécessaires pour s’assurer que toutes les données personnelles sont suffisamment protégées. En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays hors de l’espace économique européen qui, selon l’UE, n’a pas de protection adéquate des données, Elan IT prévoit une protection adéquate des données au moyen des dispositions contractuelles adéquates, y compris les clauses types UE pour les contrats.
- Sécurité et confidentialité
Nous avons mis en place des mesures de sécurité qui sont adaptées sur le plan technique et organisationnel pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès de personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers des données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
- Mesures techniques
- Usage d’antivirus et pare-feu
- Mots de passe régulièrement modifiés
- Pas de disques durs non sécurisés
- Sécurisation de l’accès aux données
- Cryptage des données
- Pas de back-up non sécurisés
- Travailler sur des disques durs sécurisés
- Mesures organisationnelles
- Certaines personnes bien déterminées ont accès
- Procédure à suivre en cas d’incident
- Instructions à l’intention des candidats et collaborateurs
- Formation pour les candidats et collaborateurs
- Clauses de confidentialité
- Changements
Elan IT peut apporter des améliorations, des ajouts ou des modifications à cette déclaration de confidentialité pour diverses raisons. La dernière version peut être consultée à tout moment sur le site Web de Elan IT (www.experis.lu).
Cette version a été préparée en 12/2023.