Wij vinden jouw privacy belangrijk! Binnen Experis gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Notice omschrijft welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij jou over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde jouw persoonsgegevens te beschermen.
- Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert persoonsgegevens als volgt:
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Indien deze Privacy Notice naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.
Er worden enkel bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
- Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze werknemers.
Het gaat over de volgende persoonsgegevens:
- Uw identiteitsgegevens: Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, nationaal nummer, identiteitskaart / paspoort / verblijfsvergunning / rijbewijs, diploma’s en certificaten, talenkennis, vorige werknemers, testresultaten, technische competenties, arbeidskaart;
- Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, evaluatieformulieren, assessments;
- Pasfoto en video’s;
- Algemene informatie zoals: jouw adres, jouw anciënniteit, jouw telefoonnummer, jouw e-mailadres;
- Informatie voor de betaling van het loon zoals: jouw loon en loonfiches (en alle voordelen die deel uit maken van het loon in ruime zin), jouw rijksregisternummer, jouw adres, jouw anciënniteit, jouw burgerlijke staat, jouw bankrekeningnummer, jouw gezinssamenstelling en aantal kinderen ten laste, naam en voornaam van partner en kinderen, afwezigheden (ziekte, ongeval, vakantie); uurrooster, informatie met betrekking tot jouw zwangerschap, jouw geboortedatum
- De naam van een contactpersoon in geval van nood;
- Bijzondere categorie van persoonsgegevens: Uittreksel uit het strafregister indien dit nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (voor bepaalde functies);
- Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?
De persoonsgegevens hieronder vermeld, worden verwerkt voor de hieronder vermelde redenen en op basis van de volgende rechtsgronden:
- De algemene gegevens worden gebruikt voor de organisatie van het werk binnen de onderneming. Meer bepaald worden deze persoonsgegevens gebruikt voor:
- Interne communicatie per briefwisseling en/of mailverkeer;
- Inschrijving voor interne of externe opleidingen;
- Nagaan of u wettelijk gezien kan (blijven) werken;
- Interne organisatie, zijnde de planning, de opvolging van een project of een bepaald dossier, enzo;
- De controle door een arbeidsgeneesheer indien nodig;
- De verplichtingen ten aanzien van de autoriteiten in het kader van een arbeidsovereenkomst;
- In geval van een rechtszaak of/of juridisch advies met betrekking tot een geschil,
- Interne enquêtes, werknemersenquetes, performantie analyses en management (vb: MAPS, …)
- Succession planning en talent review ;
Deze informatie wordt verzameld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en op basis van het gerechtvaardigd belang van Experis.
- De naam en voornaam van uw partner en kinderen is noodzakelijk ingeval je jouw partner en kinderen wenst aan te sluiten bij de hospitalisatieverzekering die wordt aangeboden.
- De informatie die nodig is voor de uitbetaling van jouw loon wordt verzameld voor de loonadministratie en met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst.
- De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.
- Jouw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het eerste gesprek evenals evaluatieformulieren worden verwerkt om jouw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject of herplaatsingstraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang. Het doel van de verwerking van deze gegevens is het vinden van nieuwe job opportuniteiten voor jou en de zoektocht naar werk en het geven van opleidingen.
- Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie in het kader van jouw zoektocht naar werk met als rechtsgrond ons gerechtvaardig belang.
- Strafrechtelijke persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien dit nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (voor bepaalde functies) met als rechtsgrond een wettelijke verplichting.
- Jouw naam en voornaam kunnen, indien van toepassing, ten aanzien van een klant vermeld worden in het kader van facturatie van uw prestaties en/of uitvoering van een opdracht bij de klant. Deze informatie wordt verzameld met het oog op de uitvoering van de overeenkomst.
- Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen ons.
Jouw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten jouw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.
- Wat zijn jouw rechten als werknemer?
- Recht op toegang en inzage
Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.
- Recht op verbetering, verwijdering en beperking
Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt je steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
Als gegevens wilt wijzigen of verwijderen, dan kan je dat zelf doen via Eblox Myworkandme of via dit formulier.
Je kan je niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van jou dienen bij te houden en te verwerken.
Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.
- Recht van verzet
Je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
- Recht van gegevensoverdracht
Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die je ons heeft verstrekt in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.
- Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken.
- Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profiling en je zal door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
- Klachten
Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Ten laatste binnen de maand na ontvangst van uw vraag zullen wij je schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan jouw aanvraag hebben gegeven. Afhankelijk van de moeilijkheid van jouw aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we jou wel binnen de maand na ontvangst van uw formulier over deze verlenging. In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, …) zal je jouw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. Je zal hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan jouw aanvraag kunnen voldoen.
- Doorgifte aan derden
Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Dit doen we wanneer dit nodig is voor de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst, de verwezenlijking van de onder punt 4 vermelde doelstellingen, het nakomen van een wettelijke of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van Experis of van een derde partij).
De volgende doorgiftes zijn mogelijk aan:
- De holdingvennootschap van Experis, of andere vennootschappen binnen ManpowerGroup, voor onder meer:
- managementinformatie;
- interne audits;
- interne dienstverlening;
- screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme);
- enquetes (MAPS enz, verzending van geanonimiseerde gegevens)
- aanbod van ondersteunende activiteiten in het kader van jouw tewerkstelling /professionele ontwikkeling (workshops, opleidingen, …);
- interne dienstverlening (administratieve taken inzake je bemiddeling en tewerkstelling, IT-diensten, …);
2. Opdrachtgevers of klanten van Experis of hun klanten, aangestelden of lasthebbers, voor onder meer:
- uitwisseling van alle gegevens in verband met je prestaties in kader van de uitvoering van de dienstverlening;
- facturatie van de dienstverlening;
- audits bij opdrachtgevers of klanten;
3. Leveranciers van Experis , voor onder meer:
- het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van Experis (vb. IT-providers, cloud-providers, sociaal secretariaat, onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, indienen subsidiedossiers, …);
- jou voordelen te verschaffen als werknemer (verzekeringen, leasing maatschappij, telecom bedrijven voor jouw GSM abonnement, leverancier van maaltijd- en eco-cheques, leverancier voor verjaardagsgeschenken, …);
- organisatie van opleidingen (externe bedrijven die opleidingen organiseren);
- organisatie van events (bedrijven die events organiseren voor onze onderneming en waaraan jij deelneemt);
4. Onze bedrijfsrevisoren, audit en certificatie kantoren, voor onder meer:
- audit van onze jaarrekeningen;
- verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten;
- audit van subsidiedossiers (vb. Europees Sociaal Fonds);
5. Het auditkantoor of onderzoeksbureau van Federgon (beroepsfederatie van de HR-dienstverleners), voor onder meer:
- het verkrijgen en behouden van het kwaliteitslabel van Federgon;
- wetenschappelijk onderzoek;
- tevredenheidsenquêtes;
- statistische doeleinden;
6. Diverse overheidsinstanties, zoals onder meer:
- federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties;
- fiscale autoriteiten;
7. Alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.
Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten (behalve als ze optreden als verwerkersverantwoordelijke) en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.
Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met jouw voorafgaande toestemming.
Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten België. Experis heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. In geval van overdracht van persoonsgegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte dat volgens de EU geen toereikende gegevensbescherming biedt, zorgt Experis voor voldoende bescherming van de gegevens door middel van geschikte contractbepalingen, waaronder de EU-modelclausules voor contracten.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.
- Veiligheid en vertrouwelijkheid
Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.
- Technische maatregelen
- Gebruik van virusscans, firewalls, …
- Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
- Geen onbeveiligde harde schijven
- Versleutelde e-mails
- Toegangsbeveiliging tot gegevens
- Encryptie van gegevens
- Geen onbeveiligde back-up
- Werken op beveiligde harde schijven
- Organisatorische maatregelen
- Welbepaalde personen hebben toegang
- Procedure voor incidentenbeheer
- Policy voor werknemers & medewerkers
- Opleiding van werknemers & medewerkers
- Vertrouwelijkheidsclausules
- Incident & data breach management
- Wie contacteren in geval van vragen?
Experis Belgium nv (Hierboven: Experis ), met maatschappelijke zetel te 110 Gemeenschappenlaan, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0473.647.436, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Experis verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.
De Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) is bereikbaar via [email protected]
- Wijzigingen
Experis kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. De meest actuele versie kan je te allen tijde inzien op de website van Experis.
Deze versie is opgesteld in februari 2024