PRIVACY POLICY KANDIDAAT ManpowerGroup Solutions Belgium SA

Print Friendly, PDF & Email

Wij vinden jouw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie ManpowerGroup Solutions gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij jou over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde jouw persoonsgegevens te beschermen.

  1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden enkel bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze kandidaten.

Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

  • Uw identiteitsgegevens: Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, nationaal nummer, identiteitskaart / paspoort / verblijfsvergunning / arbeidskaart;
  • Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
  • Pasfoto en video’s;
  • Algemene informatie zoals: jouw adres, jouw anciënniteit, jouw telefoonnummer, jouw e-mailadres;
  • Jouw loon;
  • De naam van een contactpersoon in geval van nood;
  • Evaluatieformulieren;
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties, informatie die je ons meedeelt via jouw CV, informatie die je ons geeft met betrekking tot jouw interesses voor werk, opleidingen, vaardigheden etc;
  • Bijzondere categorie van persoonsgegevens: Uittreksel voor strafregister persoonsgegevens indien dit nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (voor bepaalde functies);
  1. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

De algemene gegevens (en in bepaalde gevallen jouw loon) kunnen gebruikt worden om jouw profiel voor te stellen aan klanten of potentiële klanten voor jobaanbiedingen, contracten van bepaalde duur of voor onbepaalde duur bij een klant en voor:

  • Interne communicatie en mailverkeer en/of mailverkeer en communicatie met klanten;
  • Het screenen van uw profielen;
  • Nagaan of u wettelijk gezien kan (blijven) werken bij de klant;
  • Om uw recruteringstraject verder op te volgen;

Deze informatie wordt verzameld op basis van uw toestemming.

Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties worden verzameld met als rechtsgrond jouw voorafgaandelijke toestemming.

Jouw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het eerste gesprek evenals evaluatieformulieren worden verwerkt om jouw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen voor een werk als vaste medewerker bij één van onze klanten en met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang. Het doel van de verwerking van deze gegevens is het vinden van nieuwe job opportuniteiten voor jou en de zoektocht naar werk en het geven van opleidingen.

Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie en externe communicatie in het kader van jouw zoektocht naar werk met als rechtsgrond jouw voorafgaande toestemming.

Strafrechtelijke persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien dit nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (voor bepaalde functies) met als rechtsgrond een wettelijke verplichting.

  1. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van kandidaten worden tot 2e jaar na het afsluiten van jouw persoonlijk dossier bewaard.

Jouw persoonlijk dossier wordt afgesloten in functie van:

  • Het afronden van de lopende sollicitatiegesprekken;
  • Contactmomenten met ManpowerGroup Solutions die aantonen dat je nog altijd op zoek bent naar werk;

Na het verstrijken van 2 jaar na het afsluiten van jouw intern dossier zal je opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek jouw toestemming te geven indien je nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies.

Jouw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten jouw persoonsgegevens langer ij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

  1. Wat zijn jouw rechten als kandidaat?
  • Recht op toegang en inzage

Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

  • Recht op verbetering, verwijdering en beperking

Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt je steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Als gegevens wilt wijzigen of verwijderen, dan kan je contact opnemen met jouw consulent of privacy@ManpowerGroup Solutions.be

Je kan je niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van jou dienen bij te houden en te verwerken.

Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.

Let op: indien je verzoekt om jouw persoonsgegevens te wissen als kandidaat of om niet meer gecontacteerd te worden door ManpowerGroup Solutions Belgium, zal dit tot gevolg hebben dat je niet langer kan genieten van de dienstverlening van ManpowerGroup Solutions in jouw zoektocht naar werk.

  • Recht van verzet

Je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

  • Recht van gegevensoverdracht

Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die je ons heeft verstrekt in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

  • Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken.

  • Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profiling en je zal door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

In bepaalde gevallen heb je het recht je te verzetten tegen deze geautomatiseerde besluitvorming.

  • Uitoefening van jouw rechten

Je kan jouw rechten uitoefenen door een e-mail te versturen naar privacy@ManpowerGroup Solutions.be .

  • Klachten

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.

Ten laatste binnen de maand na ontvangst van uw vraag zullen wij u schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan uw aanvraag hebben gegeven. Afhankelijk van de moeilijkheid van uw aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we u wel binnen de maand na ontvangst van uw formulier over deze verlenging.  In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, …) zult u uw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. U zult hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan uw aanvraag kunnen voldoen.

  1. Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Dit doen we wanneer dit nodig is voor de uitvoering van je bemiddeling of tewerkstelling, de verwezenlijking van de onder punt 4 vermelde doelstellingen, het nakomen van een wettelijke of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van ManpowerGroup Solutions of van een derde partij).

De volgende doorgiftes zijn mogelijk aan:

A. Andere vennootschappen van de Manpower groep in België (Futurskill, Experis Belgium nv, ManpowerGroup Solutions Belgium nv, Manpower Personal Services Belgium nv), voor onder meer:

  • aanbod van ondersteunende activiteiten in het kader van jouw zoektocht naar werk/professionele ontwikkeling (workshops, jobaanbod, …);
  • interne dienstverlening (administratieve taken inzake je bemiddeling en tewerkstelling, IT-diensten, …);
  • promoties en marketingacties (voor zover je hiervoor je toestemming hebt gegeven);

B. De holdingvennootschap van Manpower, of andere vennootschappen binnen ManpowerGroup, voor onder meer:

  • managementinformatie;
  • interne audits;
  • interne dienstverlening;
  • screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme);

C. Opdrachtgevers of klanten van ManpowerGroup Solutions, of hun klanten, aangestelden of lasthebbers, voor onder meer:

  • selectie van geschikte kandidaten voor het invullen van een openstaande vacature als vaste medewerker of in het kader van consultancy opdrachten;
  • proactieve aanbieding van jouw profiel en cv;
  • uitwisseling van alle gegevens in verband met je prestaties in kader van de uitvoering van de dienstverlening;
  • facturatie van de dienstverlening
  • audits bij opdrachtgevers of klanten;

D. Leveranciers van ManpowerGroup Solutions, voor onder meer:

  • het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van ManpowerGroup Solutions (vb. IT-providers, cloud-providers, sociaal secretariaat, onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, indienen subsidiedossiers, …);

E. Onze bedrijfsrevisoren, audit en certificatie kantoren, voor onder meer:

  • audit van onze jaarrekeningen;
  • verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten;
  • audit van subsidiedossiers (vb. Europees Sociaal Fonds);

F. Het auditkantoor of onderzoeksbureau van Federgon (beroepsfederatie van de HR-dienstverleners), voor onder meer:

  • het verkrijgen en behouden van het kwaliteitslabel van Federgon;
  • wetenschappelijk onderzoek;
  • tevredenheidsenquêtes;
  • statistische doeleinden;

G. Diverse overheidsinstanties, zoals onder meer:

  • federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties;
  • fiscale autoriteiten;

H. Alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met jouw voorafgaande toestemming.

Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten België. ManpowerGroup Solutions heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. In geval van overdracht van persoonsgegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte dat volgens de EU geen toereikende gegevensbescherming biedt, zorgt ManpowerGroup Solutions Belgium voor voldoende bescherming van de gegevens door middel van geschikte contractbepalingen, waaronder de EU-modelclausules voor contracten.

  1. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

  1. Technische maatregelen
    • Gebruik van virusscans, firewalls, …
    • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
    • Geen onbeveiligde harde schijven
    • Versleutelde e-mails
    • Toegangsbeveiliging tot gegevens
    • Encryptie van gegevens
    • Geen onbeveiligde back-up
    • Werken op beveiligde harde schijven
  1. Organisatorische maatregelen
    • Welbepaalde personen hebben toegang
    • Procedure voor incidentenbeheer
    • Policy voor werknemers & medewerkers
    • Opleiding van werknemers & medewerkers
    • Vertrouwelijkheidsclausules
    • Incident & data breach management
  1. Wie contacteren in geval van vragen?

ManpowerGroup Solutions Belgium nv (Hierna: ManpowerGroup Solutions), met maatschappelijke zetel te 110 Gemeenschappenlaan, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0445.659.966, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. ManpowerGroup Solutions verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

Bij klachten kun je direct contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO).

Naam :  Aurélie Van Ravestyn

E-mailadres :  dpo@ManpowerGroup Solutions.be

Postadres  :
ManpowerGroup Solutions Belgium
ter attentie van de Functionaris voor de Gegevensbescherming
Gemeenschappenlaan 110
1200 Sint-Lambrechts-Woluwe

  1. Wijzigingen

ManpowerGroup Solutions kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. De meest actuele versie kan je te allen tijde inzien op de website van ManpowerGroup Solutions.
Deze versie is opgesteld in mei 2018.